POLÍTICAS DE RESERVAS:

Al inscribirte y haber realizado un pago damos por hecho que te encuentras informado de las condiciones de tiempo, modo y lugar de la experiencia contratada. Así como declaras que conoces el nivel de riesgo que involucra las actividades ofrecidas y además, posees las condiciones físicas acorde al viaje que elegiste.

¿Cómo reservas un viaje con Volcano Adventures?

• Se establecerá un monto (%)  del valor total, como anticipo  que dependerá de la cercanía a la fecha del viaje.
• Para viajes de 1 día el anticipo mínimo es del 50%

1. Envía primero vía Whatsapp el comprobante de pago junto con los nombres, fecha y viaje asociado.
2. Te enviamos en respuesta un formulario de registro, frecuente, debe diligenciarse en el menor tiempo posible (sólo con tus datos podremos tomar tus cupos y hacer reservaciones).
3. Espera nuestras recomendaciones de viaje por correo o Whatsapp y una semana previa nos comunicaremos para organizar la logística de tu viaje.

Nuestros viajes se ejecutan al interior de Parques Nacionales de Colombia, somos una empresa avalada para realizar ecoturismo en éstas áreas protegidas y por ello, estamos sujetos a políticas internas de reservas, tiempos y cancelaciones. Cada sendero posee una capacidad de carga muy reducida (Sólo admiten cierto número de visitantes por día).

Esto nos parece genial para mantener estos ecosistemas mejor conservados y no se convierta en un turismo masivo y sin control. Sin embargo y por ello, se recomienda inscribirte con al menos 90 días si deseas viajar en temporada alta (festivos, semana santa, vacaciones, navidad) y con al menos 45 días para temporada baja. Sólo es posible solicitar tus cupos con tus datos personales, entonces en cuanto los tengamos nosotros nos encargaremos de tramitar la reserva con el área protegida.

Si el viaje que elegiste fue en la opción de fechas grupales debes saber que los precios están optimizados para que un grupo promedio de 9 personas (varía según el viaje donde el máximo son 15 personas), compartan gastos y puedas tener una experiencia enriquecedora al conocer otros viajeros que seguro vibran con algunos de tus intereses. Esto para contarte que todo nuestro equipo comercial tiene un alto compromiso para que las fechas publicadas puedan realizarse, pero que a veces factores externos: sociales, políticos, ambientales, etc. y otros internos: cancelaciones de parte de tus compañeros de viaje de último momento, entre otros; hacen que la salida quizá tenga que verse reprogramada  y en caso tal nos comunicaremos cuanto antes para hacértelo saber.

Esto es trabajo en equipo, te pedimos también compromiso y responsabilidad para cumplir con la fecha que reservaste para que ésta no se vea comprometida para el resto de viajeros. Te sugerimos no reservar ticketes o alojamiento con tanta anticipación por si surgen cambios (que se avisarán cuanto antes).

Volcano Adventures podrá cancelar con previo aviso el viaje cuando:

• No reúna el número mínimo de personas para realizar el viaje.
• Volcano Adventures no será responsable ni del tiempo perdido o gastos extra ocasionados por variables externas como retrasos por eventualidades en las carreteras.
• Hayan problemáticas de tipo social o natural que atenten con la seguridad e integridad de los visitantes. 
• No sea posible asegurar las reservas para el ingreso al área protegida.

• Tiempos de pago:

Luego de tu abono inicial (que dependerá del viaje elegido y la cercanía de su ejecución) ten en cuenta estos tiempos de pagos:

Puedes hacer abonos flexibles hasta 30 días hábiles previos a tu fecha donde debe estar ya pago el 60% del viaje, no estamos obligados a notificar o recordar este acuerdo, el no cumplimiento de los plazos o no respuesta dará paso a ceder el cupo sin derecho a reembolso.

Volcano Adventures no está en la obligación de enviar notificaciones ni recordatorios; el no cumplimiento de los plazos o no respuesta  a nuestros intentos de comunicarte contigo (hasta 3 días luego del acercamiento), dará paso a ceder el cupo sin derecho a reembolso.

El día del viaje, al iniciar actividades el saldo pendiente será entregado a uno de los guías del equipo Volcano Adventures EN EFECTIVO.

POLÍTICAS DE CANCELACIÓN

A veces suceden situaciones que nos hacen desistir de un viaje planeado, sin embargo ten presente que como empresa también tenemos unos compromisos y obligaciones que cumplir con nuestro equipo de trabajo y con el resto de grupo de tu viaje.

Estas políticas comerciales son visibles y públicas, fueron compartidas para que las revisaras en diferentes momentos previo a la reserva. Cuando hiciste el anticipo e inscripción para tu viaje estuviste de acuerdo con ellas y has adquirido unos compromisos.

Toda solicitud de reembolso tendrá una retención del al menos 10% sobre el total del plan por gastos administrativos y de gestión que ya se ejecutaron. También habrá lugar para reembolso sin retención, sin embargo estará sujeta a evaluación puntual del caso.

Cancelaciones por causa de fuerza mayor: Volcano Adventures considera causas de fuerza mayor a las enfermedades y/o accidentes que generen incapacidad médica para continuar con el viaje previsto. En este caso, el reembolso se hará efectivo tomando como base el precio del plan menos un 10% por gastos administrativos y de gestión que ya se han ejecutado. Recuerda que siempre tienes la opción de reprogramar o ceder tu cupo a alguien.

En caso de alguna eventualidad natural sea, deslizamientos, problemas viales, cambio en la actividad volcánica dentro del área protegida que impidan continuar con la operación del viaje, el viajero tendrá la opción de reprogamar su viaje o cambiar su destino bajo las opciones y condiciones compartidas por la empresa en el momento.

Las cancelaciones por decisión propia que no se encuentran dentro de aquellas de fuerza mayor. Se establecen los siguientes plazos y condiciones:

Queremos que sepas, que a cada caso le damos un tratamiento pues no todas las situaciones son iguales, lo evaluamos con detenimiento. Tenemos en cuenta para ello: pagos en los que Volcano Adventures ya incurrió como reservas de alimentación, alojamiento, transporte, ingresos etc., también tenemos presente tiempos de cancelación, si afecta o no el grupo mínimo de viaje. 

–Proceso de cancelación

Las cancelaciones deben informarse por escrito, enviando un email a  [email protected]. No se aceptan cancelaciones informadas por ninguna otra vía. En dicho email deben constar los datos de la inscripción de los implicados (nombre, apellido, cédula y número de contacto), fecha y viaje programado, motivos de cancelación y soportes  en caso de ser necesario, pagos realizados y fotos de documentos de identidad de los solicitantes. Se tomará la fecha de este correo para contabilizar los tiempos/tasas de devolución.

Se responderá dentro de 2-5 días hábiles. Los reembolsos se harán efectivos en los siguientes 20 días hábiles de nuestra respuesta.

Tasas de devolución:

• Según la ley 1480 de 2011 tienes derecho a retractarte de tu compra dentro de los 5 días después de haber realizado el anticipo inicial de tu viaje. Siempre que tú viaje no ejecute sobre la misma semana.
• Toda cancelación que implique solicitud de reembolso (con o sin justificación) se debitará entre un 10% -12% del total del valor del plan adquirido cuando se solicite fuera de los 45 días calendario previo al viaje.
• Cancelaciones entre los 44 y 30 días calendario previos a la fecha programada de tu viaje se reembolsará teniendo en cuenta como base el precio total del plan menos el 15% que corresponde a gastos administrativos, de gestión y reservas que hemos anticipado a proveedores.
• Cancelaciones entre los 29-22 días calendario previos a la fecha programada de tu viaje se reembolsará teniendo en cuenta como base el precio total del plan menos el 35% que corresponde a gastos administrativos, de gestión y reservas que hemos anticipado a proveedores.
• Cancelaciones y solicitudes de reembolso dentro de los 21 días calendario anteriores a tu fecha de viaje no tiene derecho a reembolso del anticipo realizado. Alternativas que puedes explorar con tu asesor@ de viaje: reprogramación o reemplazo de tu/tus cupos (la confirmación de éste cambio está sujeto a las políticas de cambios de Parques Nacionales).
• Si cancelas entre los 8 días previos a la fecha estimada de viaje, no tendrás derecho a reembolso ni algún tipo de compensación o alternativa.

La recomendación siempre será estar al menos desde el día anterior en la ciudad de inicio del viaje. No hay lugar a reembolsos, ni reprogramaciones si por cualquier motivo no alcanzas a estar a la hora prevista del viaje (retrasos o pérdida de vuelo, atasco, derrumbes, protestas en la vía o cualquier otro motivo que impida que llegues al lugar y hora establecida de inicio del viaje.

• Los anteriores términos aplican siempre y cuando no afecten en grupo mínimo presupuestado para cada viaje.
• Cuando el viaje es cancelado por la empresa por alguna de las razones descritas (ver al final en la pestaña de Reservas); En estos casos Volcano Adventures notificará con el mayor tiempo posible y te daremos las opciones existentes en cada caso que suelen ser: Reprogramar para el mismo viaje o cualquier otro (aplican políticas de reprogramación) o reembolso con penalidad según el caso.

Otras consideraciones para cancelaciones en viajes privados

 Tasas y variaciones

Cuando el grupo completo está de acuerdo en reprogramar su viaje, puede hacerlo sin penalidad (reprogramación válida por 6 meses en estos casos) notificando al menos con 15 días calendario previos, sujeto a análisis de cada viaje y fecha en particular.

Si alguno de tus compañeros decide cancelar estaría sujeto a las tasas mencionadas en nuestras políticas de cancelación generales y además, debemos re-cotizar el plan para el nuevo número de personas.

Cancelaciones del grupo sujeto a políticas, tasas y tiempos descritos.

POLÍTICAS DE REPROGRAMACIÓN

Solicita una reprogramación:

Éste es el debido proceso para solicitar tu reprogramación. Por favor sigue todos los pasos: (es sencillo)

1. Envía tu solicitud de reprogramación formal a [email protected] (se tomará en cuenta esta fecha de recepción para evaluar las tasas de penalidad incurrida según nuestras políticas). En el correo deben estar nombre, cédula, número de contacto, fecha y viaje seleccionado; además de comprobantes de pago (si fueron pagos grupales especificar el abono individual).
2. Cada uno debe registrar un formulario de reprogramación.
3. Se responderá lo más pronto posible con un bono de reprogramación válido por 1 año, donde se especificará nombre del viajero, vigencia y saldo disponible.
4. Tienes 15 días hábiles para hacernos saber si algo no concuerda  para solucionarlo juntos o para solicitar reembolso (bajo las condiciones que aplique) de lo contrario no habrán opciones de cambios ni reembolsos más adelante.

Términos y condiciones para reprogramaciones:

• Toda modificación del viaje tendrá un recargo de $30,000 por persona (salvo por incapacidad médica) fuera de los 30 días calendario previo a tu viaje
• Modificación de la fecha de tu viaje por causales de enfermedad o accidente justificado con incapacidad médica no tiene penalidad.
• Solicitud de modificación o reprogramación entre los 29 y 15 días anteriores a tu fecha de viaje, se deducirá una tasa del 20% por gastos administrativos, de gestión y reservas anticipadas a proveedores teniendo como base el precio final del plan.
• Solicitud de modificación o reprogramación entre los 14 anteriores a tu fecha de viaje, se deducirá un 35% por gastos administrativos, comerciales, de gestión y reservas anticipadas a proveedores teniendo como base el precio final del plan.
• Sólo puedes reprogramar 1 vez, de lo contrario aplica una tasa de penalidad tomando como base el precio final del plan adquirido menos un 70% por gastos administrativos, de gestión y reservas anticipadas a proveedores.
• Puedes otorgar tu saldo a favor a otra persona que no tenga ya una reserva de viaje vigente, con previa notificación siempre que no hayas ya hecho ya una reprogramación (en este caso aplican tasas de penalidad del 30%). El bono de reprogramación en propiedad del nuevo dueño podrá elegir cualquiera de nuestros viajes y fechas disponibles o solicitar un viaje privado a su medida teniendo en cuenta el plazo límite de dicho bono.
• Puedes ceder tu cupo sin penalidad (sujeto a la disponibilidad de cambios según políticas internas de reservas, cancelaciones, cambios y pagos de Parques Nacionales) si realizas la solicitud a partir de 20 días hábiles previos a tu fecha de viaje.

-Si otorgas tu cupo a otra persona que no tenga ya una reserva de viaje pendiente dentro de los 19 días hábiles anteriores a tu fecha estimada de viaje puede cargar penalidades desde el 15% del total de valor del plan. (Sujeto a la disponibilidad de cambios según políticas internas de reservas, cancelaciones, cambios y pagos de Parques Nacionales).

• El bono de reprogramación se enviará al correo que hayas especificado en nuestros formularios de registro, no estamos obligados a hacer recordatorios ni a notificar sobre el próximo vencimiento de su saldo a favor.
• Tienes hasta 1 año contando desde la fecha de solicitud de cancelación para retomar tu viaje en caso de posponer o reprogramar. Pasado este tiempo no habrá lugar a reembolsos, reclamos, cambios y tampoco algún tipo de compensación.
• Después de recibir tu bono de reprogramación y luego de los 15 días que se tienen previstos para presentar cambios, no es posible solicitar reembolsos.
• Si te retractas de reprogramar y optas por la cancelación, durante los 15 días que se tienen previstos para presentar cambios, se aplicarán tasas de cancelación de mínimo el 35% según corresponda de acuerdo a los tiempos como fecha de viaje, de solicitud y de cancelación y demás condiciones que apliquen según el caso.
• Pasados los 15 días no es posible solicitar ningún tipo de reembolso o compensación.
• Precio: Es muy importante que sepas que si reprogramas (por cualquier motivo), el precio al que adquiriste el viaje no se congelará; la reprogramación de tu viaje estará sujeta a los cambios de tarifas que puedan presentarse (por ejemplo incrementos de año nuevo entre otros aumentos de tarifas que apliquen).

CONDICIONES DEL SERVICIO:

Somos intermediarios, así que no podemos responder por los incumplimientos, mala atención, inconformidades con hoteles u otros proveedores de servicio, haremos lo posible por hacer cumplir lo pactado con cada uno de nuestros proveedores.

Sobre el transporte y rutas

Los itinerarios no pueden ser modificados por cuestiones personales de uno o algunos individuos por cuestiones personales. Se recomienda siempre reservar al día siguiente su regreso a ciudad origen o bien, entre 3-5 horas después de la finalización de nuestro itinerario estimado (según el viaje).

No incluye servicio de transfer hacia el aeropuerto ni otros sitios de regreso por fuera de los puntos de encuentro. En ocasiones es posible pactar con el transportista (siempre y cuando éste acceda) un pago adicional para cubrir estos servicios que se encuentran por fuera del plan pactado.

Aplica para Nevado Santa Isabel

La ciudad predeterminada, de mayor conveniencia, facilidad logísticas y de infraestructura es Manizales, nuestros viajes grupales regularmente parten por la vía de la ruta del Cóndor en Villamaría Caldas (mejor estado de las vías, mejor infraestructura en restaurantes, mejor comunicación, entre otros). Sin embargo siempre que nos sea posible podremos gestionar tu recogida en la ciudad de Pereira, debes preguntar a tu coordinadora de viaje sobre ésta opción para tu fecha.

Puntos de encuentro en Pereira: se recoge en alojamientos que se encuentren en el perímetro promedio de 2 km de la Plaza de Bolívar, si por temas logísticos no es posible recoger a cada uno (por la distancia entre uno del otro, porque hay viajeros en Pereira y otros en Manizales, entre otras razones; se establecerá un punto central de encuentro grupal en cada ciudad.

Puntos de encuentro en Manizales: se traza la ruta más conveniente de recogida después de analizar la ubicación en la que se encuentra cada viajero, de lo contrario se establecerán puntos centrales de encuentro grupal. No se recoge en barrios que consideremos pueden poner en riesgo la integridad de nuestro equipo humano y material o aquellos que se encuentren en la periferia de la ciudad.

En temporada alta:

Navidad, Año Nuevo, Semana Santa, vacaciones y días feriados no se asegura que el punto de inicio y final sea en la ubicación individual, se pactarán algunos lugares centrales de recogida y así mismo de regreso. Los puntos se informarán la semana previa a tu viaje.

Sobre el regreso:

*En ocasiones podrás elegir el punto inicial Manizales y el regreso a Pereira sólo si para la fecha: existe un carro designado para prestar su servicio en Pereira y haya espacio adicional en dicho vehículo para hacer tu traslado. Por favor confirmar la disponibilidad con tu coordinadora de viaje.

Para el resto de viajes: Se establecen puntos de encuentro centrales de la ciudad donde inicie el viaje programado.

Otras consideraciones:

Asistencia médica:

Volcano Adventures contrata los servicios de Colasistencia, estamos sujetos al manejo y cobertura de sus seguros (compramos los más idóneos siempre). Estos son los tipos de asistencia que adquirimos según el lugar a desarrollarsen las actividades, para conocer más sobre su cobertura puede visitar los siguientes links:

https://colasistencia.net/parques-nacionales-naturales/

https://colasistencia.net/seguro-para-deportes-extremos/

Sobre las evacuaciones:

Se hará una evacuación sólo cuando: Las razones incluyen enfermedad o malestar directamente relacionado con la actividad que se está ejecutando y los guías luego de hacer una evaluación cuidadosa del viajero lo consideran.También cuando se dan las condiciones para tener una videollamada con un médico de Colasistencia y su sugerencia es evacuar urgentemente.

Las evacuaciones que solicites por voluntad propia abarcará un costo adicional que asumirá el viajero (sea en transporte o mula) que dependerá del valor monetario y disposición del conductor/arriero, así mismo el aval de todo el equipo, teniendo en cuenta que la decisión personal no afecte la operación del resto de viajeros.

Las evacuaciones que se hagan efectivas por enfermedad relacionada con la actividad que estamos realizando, deben ser remitidas inmediatamente al hospital asignado por Colasistencia y se debe aguardar el tiempo necesario para culminar el proceso de examen y diagnóstico por parte de los encargados del área de salud. Si decides declinar la visita al hospital o no culminas la fase de diagnóstico, se tendrá en cuenta como “evacuación por voluntad propia”, por lo tanto debes hacerte responsable de los cargos extra de dicha evacuación.

Uso de imagen

Seguro llegaste a Volcano Adventures a través de una buena foto o video en la montaña, estas fotos regularmente son tomadas por ustedes mismos o alguien de nuestro staff durante el viaje. Cuándo tomas un viaje con Volcano Adventures, nos autorizas a utilizar con fines comerciales y a compartir el material audiovisual producido, en el cual quizás aparezcas, intentaremos etiquetarte para que lo veas, sin embargo en ocasiones no encontramos el perfil que suministran en el formulario o nos es difícil identificar cada persona.

​Política de tratamiento de base de datos

Los datos suministrados a Volcano Adventures sólo serán usados para realizar reservas, comprar seguros y enviarte recomendaciones sobre tu viaje, temas de interés entorno a la montaña y novedades.

Estamos en la facultad de modificar estos Términos y Condiciones en cualquier momento con o sin previo aviso. Debes visitar esta página periódicamente para revisar la versión actualizada de estos Términos debido a su importancia e implicaciones sobre tu decisión de contratar nuestros servicios.